Die Erstellung von Briefpapier für Outlook bzw. Outlook Express ist nicht besonders schwer, wenn Sie schon etwas Erfahrung als Webmaster mitbringen. Die eigentlichen Geheimnisse liegen dabei hier:
1. Nutzen Sie eine bereits erstellte Vorlage (es macht keinen Sinn, sich mit dem eigenwilligen Quelltext, insbesondere der Formatierung, von Outlook zu befassen) und bearbeiten Sie dann diese mit Ihrem normalen HTML - Wysiwyg - Editor. Testen Sie das Briefpapier immer online mit Ihrem Internet Browser.
2. Briefpapiere liegen in der Regel auf Ihrem Rechner unter C:/Programme/Gemeinsame Dateien/Microsoft Shared/Stationery/Dateiname. Dorthin speichern Sie natürlich auch Ihre eigenen Entwürfe, um sie aus dem email - Client heraus einfach aufrufen zu können.
3. Alle Elemente ( Bilder, Videos, Scripts usw. ) müssen beim Empfänger Ihrer Mail von Ihrem Webspace geladen werden - sie sind also durch Sie dorthin zu uploaden und in Ihrem Briefpapier mit dem kompletten Pfad anzusprechen. Jede Quelle beginnt also immer mit "http://ihre_homepage/...", gegebenenfalls auch mit dem eingefügten Ordner-Namen.
4. Um Ordnung auf Ihrer Seite zu halten, verwenden Sie ausreichend "blinde" Tabellen. Nur so gewährleisten Sie, dass die Seite beim Empfänger nicht verzerrt dargestellt wird. CSS - Profis können natürlich, wie bei anderen "normalen" HTML - Seiten auch, die CSS - Formatierung, und diese sogar ausgelagert, verwenden. Auch hier muss der vollständige / absolute Pfad zur CSS - Datei aufgeführt werden.
Ich will das für Sie noch etwas vereinfachen, indem ich eine Briefpapier - Vorlage online zur Verfügung stelle. Öffnen Sie dazu diese Seite in Ihrem Browser und speichern Sie diese auf Ihrer Festplatte gleich in den o.a. Ordner "Stationery".
Jetzt öffen Sie die Seite "testpapier.htm" mit Ihrem HTML - Editor, wobei ein Wysiwyg-Editor von großem Vorteil ist. Falls Sie noch online sind, erkennen Sie im Bearbeitungsfenster Struktur und Inhalt dieses Papiers sowie die blinden Tabellen ( diese sehen und nutzen Sie nur im Bearbeitungsmodus, nicht aber dann in der Vorschau oder im Browser):
Anschließend bearbeiten Sie, wie gewohnt, einfach die Seite. Korrigieren Sie den Hintergrund, Schriftart, -größe und -farbe für den Text und die Text - Links. Diese Schriftart wird dann auch automatisch beim Erstellen einer eMail durch Outlook Express genutzt. Verändern Sie aber nicht das bereits durch Outlook erstellte html, um die Funktion nicht zu gefährden.
Jetzt nehmen Sie sich die Tabellen vor. Sie erkennen diese deutlich an den gepunkteten Linien in Ihrem Bearbeitungsfenster. Mein Muster beinhaltet eine Haupttabelle in der Breite von 580 Pixel, damit auch Empfänger mit kleinen Bildschirmauflösungen die Seite = die eMail - Nachricht, ohne seitlich zu scrollen, komplett sehen können (typischer Fehler bei vielen Webseiten - eine Scrollleiste ist fast schon zuviel). Durch einen Center-Tag <p align="center"> wird die Haupttabelle immer in die Mitte der Seite für die Empfänger gestellt, die größere Bildschirmauflösungen verwenden. Also nicht an die linke oder rechte Seite, sondern immer ins Zentrum Ihrer Nachricht und damit auch des Blickfeldes des Betrachters.
Innerhalb der Haupttabelle habe ich 5 Tabellen übereinander angeordnet, um Ihnen das Einfügen Ihrer eigenen Elemente zu vereinfachen. In die oberste Tabelle können Sie einen beliebigen Text einfügen, indem Sie einfach den Text "Sie erreichen mich ..." löschen und durch Ihren Text ersetzen.
Die zweite Tabelle besteht aus 5 Zellen, wobei ich zusätzlich in die zweite Zelle von links eine spezielle Tabelle für meine NetMeeting - Kontaktmöglichkeit eingefügt habe. Diese besteht aus zwei Zellen, wobei in die rechte eine weitere Tabelle mit 2 Zellen eingefügt ist.
Alle Tabelleninhalte im Briefpapier für Outlook sollten Sie durch Ihre Schrift bzw. Ihre Elemente (beachten Sie dabei immer die vollständigen Pfade zur Quelle) ersetzen. Die Breite der Zellen lässt sich im Rahmen der oben festgelegten 580 Pixel beliebig verändern, einzelne Zellen können Sie auch löschen. Die Höhe ergibt sich automatisch aus dem Inhalt der einzelnen Zelle oder aber der größten mit ihr in einer Tabelle verbundenen Zelle.
Benutzen Sie immer wieder die Vorschaufunktion oder den Browser zum Testen und speichern Sie Ihre geprüfte Arbeit öfter. Testen Sie in diesem Outlook Briefpapier immer auch die Funktion des dynamischen / veränderlichen Bereiches für den Texteintrag. Füllen Sie dazu immer einige Zeilen Text ein und prüfen Sie, ob sich die anderen Elemente der Seite passend dazu verschieben.
